クラス写真の注文を整える仕組み

困っていたこと

学校行事の写真販売を紙の注文用紙と手集計で行うと、集金の確認や発注枚数の計算、仕分け作業に時間がかかり、年度末の忙しい時期に運営側の負担が重なっていました。

整えたこと

Googleスプレッドシートとフォームを使い、オンライン注文と手入力の注文を同じ台帳にまとめました。 確認のメールは自動で届き、支払い日ごと・ご家族ごとの集計、教師用や予備を含めた発注枚数の計算、封筒の仕分け用スリップの作成までを、ひとつの仕組みでまかなっています。

工夫したところ

• 「設定」シートを書き換えるだけで、年度替わりや価格の見直しに対応できる
• 受付の締切をすぎると、注文の受付が自動で止まる
• 枚数に応じた割引を自動で計算する
• 年度が替わるときは「複製して整える」手順にしているので、引き継ぎがしやすい

いただいた声

「これまでは紙の申込書で注文を受け付け、内容を手入力したうえで、注文内容ごとに価格を算出していました。データベースを適切に管理していただいたことで、オンラインフォームを使って簡単に注文を受け付けられるようになりました。価格・割引ルールをあらかじめ設定していただいたことで、注文内容に応じた価格をスムーズに算出できるようになりました。さらに、返信メールのテンプレートを設定していただき、注文後のメールも自動返信できるようになりました。入力・価格計算・返信対応にかかる作業時間を大幅に削減できています。」

— 日系教育機関 運営メンバー