困っていたこと
学校行事の準備、学園だよりの作成、学費の見積り対応など、教育機関ならではの細かな事務は種類が多く、それぞれ担当の方の手作業に頼りがちでした。
整えたこと
業務ごとにGoogleスプレッドシートとGmailで専用の仕組みを作り、必要なところから順に取り入れていただいています。
整えている仕組み
イベント準備の進み具合を整える仕組み
保護者会の行事準備をタスクにして、Googleカレンダーと連携し、お知らせのメールが届くようにしています。
学園だよりづくりを整える仕組み
担当の方が決まった形式で学園だよりを作れるよう、手順書と仕組みで支えています。
「これまでは、フォントの統一や行間の調整、文章の先頭位置をそろえる作業に多くの時間を要していました。スプレッドシートを作成したことで、レイアウトや表記を整える作業が効率化され、学園だより作成時間を短縮できるようになりました。」
学費の支払いをシミュレーションする仕組み
生徒の人数や支払い回数を入力すると、いつまでにいくら払えばよいかが分かります。分割払いの送金額間違いや、支払いに関する問い合わせで会計担当の方の負担が大きかったところを、誤送金・問い合わせの減少につなげています。
同じような仕組みづくりについて
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