学校行事の参加申し込みを整える仕組み

困っていたこと

これまでは対面での申込受付で、決まった日に会場へ来ていただき、先着順で受け付ける形式でした。運営側は受付業務のために複数人のスタッフを配置する必要があり、保護者の方にもその日程に合わせて来ていただく負担がありました。 また、保護者には当日、売り子などのボランティア業務をお願いしている一方で、お子さんがイベントに参加する時間帯（学年ごとに決まっています）は、お子さんに付き添うためボランティアの手を離れる必要があります。同じブース・仕事内容を担当する保護者の中に、同学年のお子さんを持つ方や複数のお子さんを持つ方が重なることがあり、そのタイミングで一斉に人手が抜けてしまい、ブースの人員が足りなくなることもよくありました。 さらに、生徒と保護者で姓が異なるご家庭も多く、申込者がどの生徒の保護者かを確認するだけでも時間がかかっていました。

整えたこと

受付の負担を減らしたいという思いから、オンラインで申し込める仕組みを整えました。保護者の方はスマホからどこでも申し込めるようになり、運営側も対面受付のための人員配置が不要になりました。 各ブース・仕事内容ごとに、同学年に在籍する生徒を持つご家庭の申し込みを制限できるようにしたことで、同じタイミングで複数の保護者が一斉に手を離れることを防ぎ、バランスの取れた人員配置を見込んでいます。 姓が異なっていても家族番号から紐づけて確認できるため、どの生徒の保護者かもすぐに把握できます。申し込みがまだのご家族も一覧で確認できるため、個別の確認や声かけがしやすくなっています。 今年度の行事での本格運用を控え、現在は運営メンバーによるテスト運用の段階です。

工夫したところ

• オンライン申し込みにより、対面受付の人員配置が不要に
• 参加枠（ブース・仕事内容）ごとに同学年の家庭の申し込みを制限し、保護者が一斉に手を離れるタイミングの重なりを防ぐ
• 生徒と保護者で姓が異なる場合でも、家族番号から確認できる
• 申し込みがまだのご家族も一覧で確認でき、個別の声かけがしやすい

いただいた声

テスト運用にご協力いただいた運営メンバーより

「これまでは、手書きで受け取ったクラス・氏名・メールアドレス・電話番号などの情報を、一件ずつExcelへ入力していました。家族番号のデータベースを適切に管理していただいたことで、家族番号を入力するだけで必要な情報を一括で呼び出せるようになりました。さらに、未登録のご家族も一覧で確認できるため、個別の確認や声かけがしやすくなっています。入力作業の時間を大幅に削減でき、転記ミスの防止にもつながっています。」

— 日系教育機関 運営メンバー